Our client, a renowned law firm, has an exciting opportunity as a Legal Administrative Assistant in their Montreal office in Business Law. As a team member, the Legal Administrative Assistant will be key in managing legal and administrative aspects to a team of lawyers and/or law clerks/paralegals (“LPs”).

What You’ll Do

You will be the go-to person for your team who will depend on your guidance and support to keep them organized. As their champion, you will be involved in a wide variety of administrative tasks, including: supporting the day-to-day requirements of a team of three Partners and/or Associates:
  • drafting and editing correspondence
  • management and organization of documents in their document system
  • office and file organization
  • preparation of accounts
  • preparation of expense reports
  • coordinating and scheduling meetings
  • calendar management
  • requesting conflict searches and opening new client matters,
  • organizing meetings, travel, attendance at conferences
  • leveraging technology to service clients efficiently and effectively
Business Law tasks include:
  • assisting with transactional documents
  • assisting with closing of transactions and preparing closing books
  • drafting and revising large documents and agreements
  • preparing execution copies and stand-alone signature pages,
  • blacklining documents
  • compiling fully executed copies of agreements
  • downloading documents from data rooms, saving them to the document management system, and preparing working binders with documents and materials.

What You’ll Bring to the Role:

You have strong administrative, organizational and interpersonal skills. You have 2-3 years of experience in business law and have worked closely with legal professionals to prepare legal documents and agreements for closings and transactions. You are detail-oriented and can effectively meet deadlines, work well in a team setting, and provide an exceptional level of client service. You embrace evolving technology and have strong skills in Microsoft Word, Excel, and PowerPoint. Prior experience with Desksite, IntApp, and 3E or similar document management, file opening, and accounting software is required.

Our Client Offers You

  • Growth
  • Mentorship and Support
  • Training as Software Evolves
  • Commensurate Compensation and Benefits Package
  • Fun Work Environment
  • Hybrid work environment - 3 days in the office and 2 days work from home
  • Medical Benefits from day of hire
  • Pension Plan

Notre client, un cabinet d'avocats de renom, offre un poste d'adjoint administratif juridique à son bureau de Montréal dans le domaine du droit des affaires. En tant que membre de l'équipe, l'adjoint(e) administratif(ve) juridique jouera un rôle clé dans la gestion des aspects juridiques et administratifs d'une équipe d'avocats et/ou d'auxiliaires juridiques/parajuristes ( » LPs »).

Ce que vous ferez:

Vous serez la personne de référence pour votre équipe qui dépendra de vos conseils et de votre soutien pour rester organisée. En tant que leur champion, vous serez impliqué dans une grande variété de tâches administratives, y compris : soutenir les besoins quotidiens d'une équipe de trois partenaires et/ou associés:

  • la rédaction et l'édition de la correspondance
  • la gestion et l'organisation des documents dans leur système documentaire
    organisation du bureau et des dossiers
  • la préparation des comptes
  • préparation des notes de frais
  • coordination et programmation de réunions
  • gestion de l'agenda
  • demande de recherches de conflits et ouverture de dossiers pour de nouveaux clients
  • l'organisation de réunions, de voyages, la participation à des conférences
  • l'utilisation de la technologie pour servir les clients de manière efficace et efficiente.

Les tâches liées au droit des affaires comprennent :

  • l'aide à la rédaction de documents transactionnels
  • l'assistance à la clôture des transactions et la préparation des livres de clôture
  • la rédaction et la révision de documents et d'accords importants
  • préparer des copies d'exécution et des pages de signature autonomes, la mise au noir des documents
  • compilation des copies entièrement exécutées des accords
  • télécharger des documents à partir de salles de données, les enregistrer dans le système de gestion des documents et préparer des classeurs de travail avec des documents et du matériel.

Ce que vous apportez à ce poste :

Vous possédez de solides compétences administratives, organisationnelles et interpersonnelles. Vous avez 2 à 3 ans d'expérience en droit des affaires et avez travaillé en étroite collaboration avec des professionnels du droit pour préparer des documents juridiques et des accords pour des clôtures et des transactions. Vous avez le souci du détail et êtes capable de respecter efficacement les délais, de travailler en équipe et de fournir un niveau exceptionnel de service à la clientèle. Vous êtes sensible à l'évolution de la technologie et possédez de solides compétences en Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Une expérience préalable avec Desksite, IntApp et 3E ou des logiciels similaires de gestion de documents, d'ouverture de fichiers et de comptabilité est requise.

Notre client vous offre:

Une croissance
Mentorat et soutien
Formation au fur et à mesure de l'évolution du logiciel
Une rémunération et des avantages sociaux conséquents
Un environnement de travail agréable
Environnement de travail hybride - 3 jours au bureau et 2 jours à domicile
Prestations médicales dès le jour de l'embauche
Plan de pension

Job Type
Full-Time Regular
Location
Montreal QC