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Executive Associate

Job Summary: The Executive Associate will be pivotal in supporting the CEO in managing their daily activities, ensuring smooth communication and coordination within the executive team, and handling confidential information with discretion and professionalism. This position requires exceptional business acumen to provide comprehensive support to the CEO. It also requires the ability to interact with business leaders, external partners, the legal counsel, and other leaders and departments within the organization.

Responsibilities & Duties: Executive Support:

  • Manage the flow of information coming in and out of the CEO’s office.
  • Serve as the primary point of contact between the CEO and internal/external stakeholders, screening and prioritizing emails, phone calls, and other correspondence.
  • Maintain and organize confidential files, documents, and records, including financial reports, strategic plans, and sensitive information.
  • Handle sensitive information and always maintain the highest level of confidentiality and discretion. Uphold ethical standards and demonstrate integrity in handling confidential matters.
  • Prepare agendas, documents, and presentations for executive/board meetings. Ensure meeting materials are distributed in advance and follow up on action items and decisions. Attend meetings as requested to document minutes and track action items.
  • Track and reconcile the CEO’s expenses, prepare expense reports, and ensure compliance with company policies and procedures.
  • Efficiently manage the CEO's schedule by coordinating meetings, appointments, and travel arrangements, ensuring optimal use of time and resources.
  • Assist on an ongoing basis with personal arrangements to ensure maximum time efficiency of the CEO.
Business Acumen/Business Development Support:
  • Develop a deep understanding of the company's business model, industry dynamics, and strategic objectives.
  • Support the development and implementation of business development strategies and initiatives.
  • Synthesize information, track the status of various projects, deals, and outcomes.
  • Assist with the execution of strategic initiatives and special projects, by conducting research, compiling data, and preparing reports and presentations. Provide insights to facilitate decision-making and project implementation.
  • Assist in the preparation of business proposals, presentations, and pitches.
  • Cultivate positive relationships with key stakeholders, including board members, executives, clients, and partners.
  • Represent the CEO professionally and effectively in interactions with internal and external contacts.
  • Interact with Board of Directors, key customers, government and business leaders and other company executives.
  • Work closely with all department leads to support the business and strategic initiatives.
Legal Liaison:
  • Coordinate with external legal counsel as necessary, facilitating the resolution of legal issues and ensuring compliance with regulations.
  • Serve as a liaison between the executive team and the legal department, ensuring effective communication and collaboration.

Qualifications:

  • Degree in Business Administration, Management, Communications, Legal Studies, or a related field.
  • Proven experience (5 years) working with an executive team or in a similar role supporting C-level executives.
  • Strong business acumen.
  • Exceptional organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks and multitask effectively.
  • Excellent interpersonal skills, with the ability to interact confidently with individuals at all levels.
  • Excellent communication skills, both written and verbal, in English and French.
  • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software.
  • Discretion and confidentiality in handling sensitive information and company matters.
  • Resourcefulness and problem-solving skills, with a proactive approach to resolving issues.
  • Ability to work independently with minimal supervision while functioning as a collaborative team.
  • Flexibility to adapt to changing priorities and work under pressure in a fast-paced environment.
  • Professional demeanor, with a positive attitude and a commitment to excellence.

Attaché de direction

Résumé du travail : L’Attaché de direction jouera un rôle essentiel en assistant le directeur général dans la gestion de ses activités quotidiennes, en assurant une communication et une coordination harmonieuses au sein de l’équipe de direction et en traitant les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme. Ce poste requiert des compétences exceptionnelles en matière de gestion afin de fournir une assistance complète au directeur général. Il doit également être capable d’interagir avec les chefs d’entreprise, les partenaires externes, le conseil juridique ainsi qu’avec d’autres dirigeants et départements de l’organisation.

Responsabilités et fonctions : Assistance de direction

  • Gérer le flux d’informations entrant et sortant du bureau du directeur général.
  • Servir de point de contact principal entre le directeur général et les parties prenantes internes/externes, en filtrant et en priorisant les e-mails, les appels téléphoniques et toute autre correspondance.
  • Maintenir et organiser des dossiers, des documents et des registres confidentiels, y compris des rapports financiers, des plans stratégiques et des informations sensibles.
  • Traiter des informations sensibles et toujours maintenir le plus haut niveau de confidentialité et de discrétion. Respecter les normes éthiques et faire preuve d’intégrité dans le traitement des questions confidentielles.
  • Préparer les ordres du jour, les documents et les présentations pour les réunions de la direction et du conseil d’administration. Veiller à ce que les documents de la réunion soient distribués à l’avance et assurer le suivi des actions et des décisions. Participer aux réunions sur demande pour rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre.
  • Assurer le suivi et le rapprochement des dépenses du directeur général, préparer les notes de frais et veiller au respect des politiques et procédures de l’entreprise.
  • Gérer efficacement l’emploi du temps du directeur général en coordonnant les réunions, les rendez-vous et les déplacements, en garantissant une exploitation optimale du temps et des ressources.
  • Assister en permanence le directeur général dans ses démarches personnelles afin de lui permettre d’optimiser son temps.

Appui au développement commercial:

  • Développer une compréhension approfondie du modèle d’entreprise, de la dynamique du secteur et des objectifs stratégiques.
  • Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies et d’initiatives de développement commercial.
  • Synthétiser les informations, suivre l’état d’avancement de divers projets, transactions et résultats.
  • Contribuer à l’exécution d’initiatives stratégiques et de projets spéciaux en menant des recherches, en compilant des données et en préparant des rapports et des présentations. Fournir des informations pour faciliter la prise de décision et la mise en œuvre des projets.
  • Contribuer à la préparation de propositions, de présentations et d’argumentaires commerciaux.
  • Entretenir des relations fructueuses avec les principales parties prenantes, y compris les membres du conseil d’administration, la direction, les clients et les partenaires.
  • Représenter le directeur général de manière professionnelle et efficace dans les interactions avec les contacts internes et externes.
  • Interagir avec le conseil d’administration, les principaux clients, les responsables gouvernementaux et les chefs d’entreprise, ainsi qu’avec d’autres cadres de l’entreprise.
  • Travailler en étroite collaboration avec tous les responsables de département afin de soutenir les activités et les initiatives stratégiques.

Relations avec le département juridique:

  • Assurer la liaison entre l’équipe de direction et le département juridique, en veillant à l’efficacité de la communication et de la collaboration.
  • Coordonner avec les conseillers juridiques externes si nécessaire, faciliter la résolution des questions juridiques et assurer la conformité avec les réglementations.

Qualifications :

  • Diplôme en administration des affaires, gestion, communication, études juridiques ou dans un domaine connexe.
  • Expérience confirmée (5 ans) au sein d’une équipe de direction ou dans un rôle similaire d’assistance de direction.
  • Sens aigu des affaires
  • Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches et d’effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace.
  • Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité d’interagir avec confiance avec des personnes de tous niveaux.
  • Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite qu’orale, en anglais et en français.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d’autres logiciels pertinents.
  • Discrétion et confidentialité dans le traitement d’informations sensibles et de questions relatives à l’entreprise.
  • Ingéniosité et compétences en matière de résolution de problèmes, avec une approche proactive de la résolution des problèmes.
  • Capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision, mais également au sein d’une équipe de travail.
  • Flexibilité pour s’adapter à l’évolution des priorités et travailler sous pression dans un environnement en constante évolution.
  • Comportement professionnel, attitude positive et volonté d’excellence.


Job Type
Full-Time Regular
Location
Ville St Laurent QC