EVA-2505-177
EXECUTIVE ASSISTANT & OFFICE MANAGER
MADRID

Resumen del Rol

Buscamos una persona organizada, proactiva y altamente confiable para desempeñarse como Executive Assistant & Office Manager. Esta posición es clave para garantizar el buen funcionamiento de la oficina y proporcionar apoyo ejecutivo de alto nivel al Director General, en un entorno dinámico y en constante evolución.

Responsabilidades Principales

Asistencia Ejecutiva

• Brindar soporte administrativo integral al Director General, anticipando necesidades y facilitando la gestión diaria.
• Coordinar y optimizar la agenda del GM: reuniones, eventos y compromisos clave.
• Redactar, editar y gestionar comunicaciones profesionales (emails, informes, presentaciones, notas internas).
• Organizar reuniones, preparar agendas, compilar materiales y redactar actas cuando sea necesario.
• Planificar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles, transporte y documentación de viaje.
• Manejar información confidencial con total discreción.

Gestión de Oficina

• Ser el punto de contacto para las operaciones generales de la oficina.
• Controlar el stock de suministros y realizar pedidos según necesidades.
• Coordinar con proveedores y administración del edificio para temas de mantenimiento, limpieza y servicios generales.
• Velar por un ambiente de oficina funcional, organizado y acogedor.
• Organizar reuniones internas, actividades de equipo y eventos especiales.
• Gestionar el presupuesto operativo de la oficina, incluyendo facturación y gastos generales.

Apoyo en Proyectos

• Liderar o dar seguimiento a iniciativas internas, proyectos de mejora y coordinación interdepartamental.
• Coordinar el onboarding de nuevos empleados, asegurando una experiencia fluida desde el primer día.
• Proponer y aplicar mejoras en los procesos administrativos que aumenten la eficiencia.

Requisitos del Perfil

• Experiencia previa como Asistente Ejecutiva, Office Manager o en roles similares.
• Nivel avanzado de inglés y español, tanto oral como escrito.
• Alta capacidad para manejar información sensible con discreción.
• Excelentes habilidades de organización, gestión del tiempo y resolución de problemas.
• Dominio de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Capacidad para trabajar de forma independiente y adaptarse a cambios de prioridades.
• Mentalidad proactiva y orientación al servicio

Detalles / Details