Administrative Assistant

Administrative Assistant / Office Support

Location: Westmount

Full time in the office: 9am to 5pm

Our client is continuing to grow and is currently looking to expand their team. They are a residential and commercial construction company focused on excellent customer service, first-class construction, and great design sensibility.

Responsibilities:

• Generating Excel sheets
• Perform clerical duties: filing, photocopying, managing office supplies
• Responsible for receiving and sorting daily mail
• Manage Courier shipments (inbound and outbound)
• Preparing and completing routine forms, correspondence, reports, and messages
• Verify employee hours
• Data entry
• Filing and organization
• Assist the accountant
• Other duties as assigned to assist office management
• Running errands within walking distance from the office

Personal Characteristics:

• Strong attention to detail
• Demonstrated Initiative and resourcefulness
• Strong client focus; ability to work individually and with limited supervision
• Strong organizational skills
• Excellent communication and interpersonal skills
• Efficient, courteous and professional
• Friendly demeanour

They offer:

• Opportunities for advancement
• Competitive salaries
• Stimulating work environment

Qualifications:

• Team player
• Excellent organization and time-management skills, with the ability to prioritize tasks
• Strong verbal communication in English and French to communicate with employees, vendors and clients
• Strong written communication in English and French to communicate with employees, vendors and clients
• Strong critical thinking abilities
• Takes initiative and follows up on outstanding tasks
• Knowledge of Microsoft Office Suites (Excel, Word, Outlook, etc.)
• Knowledge QuickBooks and time tracking services are an asset
• Knowledge of general construction terminologies an asset

Experience:

• Administrative Skills: 3 years (Preferred)
• Construction: 1 year (Preferred)

Adjoint(e) administratif(ve) / Soutien de bureau

Lieu: Westmount

Temps plein au bureau: 9 h à 17 h

Notre client poursuit sa croissance et cherche actuellement à agrandir son équipe. Ils sont une entreprise de construction résidentielle et commerciale qui met l’accent sur un excellent service à la clientèle, une construction de première qualité et un grand sens du design.

Responsabilités:

• Générer des feuilles Excel
• Effectuer des tâches administratives: classement, photocopie, gestion des fournitures de bureau
• Recevoir et trier le courrier quotidien
• Gérer les envois par messagerie (entrants et sortants)
• Préparer et compléter les formulaires, la correspondance, les rapports et les messages de routine
• Vérifier les heures des employés
• Saisie de données
• Classement et organisation
• Aider le/la comptable
• Autres tâches, au besoin, afin d’appuyer la gestion du bureau
• Faire des courses à distance de marche du bureau

Caractéristiques personnelles:

• Souci du détail
• Sens de l’initiative et débrouillardise démontrés
• Orientation client marquée; capacité à travailler de façon autonome avec une supervision limitée
• Fortes compétences organisationnelles
• Excellentes aptitudes de communication et relations interpersonnelles
• Efficace, courtois(e) et professionnel(le)
• Attitude amicale

Ils offrent:

• Possibilités d’avancement
• Salaires compétitifs
• Environnement de travail stimulant

Qualifications:

• Esprit d’équipe
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches
• Excellentes aptitudes de communication verbale en anglais et en français afin de communiquer avec les employés, les fournisseurs et les clients 
• Excellentes aptitudes de communication écrite en anglais et en français afin de communiquer avec les employés, les fournisseurs et les clients 
• Solides aptitudes de pensée critique
• Prend des initiatives et assure le suivi des tâches en suspens
• Connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.)
• Connaissance de QuickBooks et des services de suivi du temps (un atout)
• Connaissance de la terminologie générale de la construction (un atout)

Expérience:

• Compétences administratives: 3 ans (préférable)
• Construction: 1 an (préférable)