Guacima
Costa Rica
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ASOCIACION DE RESIDENTES

Funciones del administrador

Objetivo del puesto:

Le corresponde ejecutar las labores administrativas de la Asociación de Residentes, de acuerdo con la legislación vigente y con las normas contables, procedimientos o instrucciones emitidas por la Junta Directiva y las recomendaciones del auditor interno.

Con la administración de la Seguridad, el puesto tiene como responsabilidad atraer para asociar los nuevos residentes y afiliar a residentes de condominios y club campero a los servicios que se ofrecen. Controlar y supervisar el sistema contable PYMESS, el sistema de control de acceso INVITSS, el sistema acceso automático INTEGRA, el sistema de huellas ZK Access, el sistema de control de alarmas Moniplus, sistema de ubicación satelital Eagle Eye GPS. El proceso contable, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, maestro de nombres, facturación, presupuesto, activos, inversiones, cuadres de cuentas y cierres de auxiliares y contable. Mantener contacto con la empresa de seguridad, sirviendo igualmente de enlace entre asociados, afiliados, gestor, monitoreo, asistente administrativa y empresa de seguridad en temas tales como enlace de alarmas, quejas, sugerencias, mantenimiento de alarmas, control de la central de monitoreo, etc. Igualmente debe apoyar, asesorar al Gestor en temas como directrices del portón, mantenimiento de la base de datos, colocación de rótulos, control de marcas GPS, revisión de informes, etc. Y suplirlo en caso de ser necesario. Por último es responsable de apoyar y asesorar a la asistente en sus labores diarias y suplirla en caso de ser necesario.

También le corresponde brindarle apoyo administrativo en todos sus quehaceres, proyectos y actividades a la junta directiva, el puesto también funge como enlace entre los Residentes y la Asociación, resolviendo asuntos que no requieren la intervención de los miembros directores y transfiriendo a la junta directiva aquellos que si la necesiten, sirviendo de esta manera como filtro para facilitar el trabajo de la directiva.

Actividades y responsabilidades:

ADMINISTRACIÓN GENERAL

  • Control del “Flujo de caja mensual”, “Control de Procesos”, “cobros y pagos”, “Control de Saldos por cobrar ” para la Asociación,
  • Elaborar agenda, elaborar de acta de junta directiva y remitirlo para su conocimiento en cada reunión ordinaria, extraordinaria y asambleas.
  • Elaborar y presentar la planilla mensual de la CCSS.
  • Efectuar los depósitos bancarios necesarios.
  • Confeccionar las transferencias para los pagos y controlar las firmas o autorizaciones necesarias en las mismas.
  • Efectuar los pagos de los servicios de la Asociación (teléfonos, Internet, GPS, CCSS, etc.)
  • Efectuar los cálculos de las planillas y subir transferencias para pagos de salarios a los empleados de la Asociación, Emergencias Médicas y otros proveedores.
  • Realizar la compra de materiales y suministros de oficina.
  • Administrar la caja chica de motos y controlar la de administración, confeccionar y revisar las liquidaciones y solicitar el reintegro de fondos.
  • Efectuar cotizaciones para proyectos específicos que se le solicite,
  • Realizar comunicados e informar a los asociados, vía correo electrónico, WhatsApp Difusión y WhatsApp Chat oficial.
  • Obtener mensualmente los estados de cuenta de las cuentas corrientes (BNCR y BAC) y de las Inversiones a la vista (BNCR) e informar de sus saldos y rendimientos.
  • Control de la digitación del proceso contable, cierre de cuentas, asientos fijos, ajustes, integración de auxiliares, cierre de auxiliares y confección de auxiliares manuales (activos, pagos diferidos, etc.).
  • Control de la documentación que mensualmente se entrega al auditor interno para que confeccione los Estados Financieros.
  • Elaborar en conjunto con el tesorero el presupuesto anual y llevar control presupuestario de forma mensual.
  • Cobrar la anualidad a los Asociados.
  • Realizar el cobro mensual o cargo automático a los asociados y afiliados por internet banking
  • Aplicar el cargo automáticos al sistema PYMESS
  • Llevar el registro y control de los pagos recibidos por adelantado.
  • Cargar en el sistema PYMESS la facturación fija de cada mes.
  • Efectuar el depósito de los cobros realizados en efectivo o en cheque, en la cuenta corriente de la Asociación.
  • Verificar el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo de los activos de la asociación.
  • Administrar el acceso automatizado.
  • Administrar el sistema INVITSS

ADMINISTRACIÓN DE LA SEGURIDAD

  • Servir de intermediario entre la empresa y diferentes involucrados.
  • Coordinar, apoyar al Gestor en temas como directrices del portón, mantenimiento de la base de datos, colocación de rótulos, etc.
  • Darle apoyo a la empresa de seguridad (lista de teléfonos, mapas, citas para enlaces, etc.)

ATENCIÓN ASOCIADOS

  • Realizar los trámites necesarios para la afiliación
  • Suministrar el “Kit de Bienvenida” a los nuevos residentes que se afilien a la Asociación y a la Seguridad Solidaria.
  • Revisión y difusión del informe mensual de incidencias y comunicados varios
  • Mantener una Base de Datos de correos y teléfonos de los asociados.
  • Administrar el Servicio de “Emergencias Médicas” (afiliaciones, cobros, etc.)
  • Coordinar y administrar el programa de control biológico de moscas.

APOYO A JUNTA DIRECTIVA

  • Brindar asistencia en las Asambleas y reuniones
  • Asistir a las reuniones y elaborar los informes correspondientes
  • Apoyar a los comités de la Junta Directiva en el envío de comunicados a los asociados.
  • Coordinar la ejecución de proyectos específicos
  • Servir de filtro para la relación vecinos – Junta Directiva/Asociación,
  • Brindar apoyo en cualquier otro proyecto o actividad que le solicite la Junta Directiva.